Кернел запровадив систему електронного документообігу з партнерами-сільгоспвиробниками
5 хв. читати23 жовтня 14:53
Поки агровиробник працює в полі, його «кабінет» перемістився у смартфон і завжди під рукою.Теґи: кернелKernelелектронний документообігOpen Agribusiness
Компанія Кернел запустила проект електронного документообігу (ЕДО) для партнерів у рамках програми Open Agribusiness. Вже понад 1200 сільгоспвиробників регулярно підписують документи за допомогою гаджетів. Про це повідомила прес-служба Кернел.
50 000 електронних документів підписали учасники проекту за перші чотири місяці. Вже понад 20% партнерів Кернел укладають з компанією договори в режимі онлайн.
«Працюючи з контрагентами, нашим підрозділам закупівель доводилося оформлювати дійсно багато паперової документації, витрачаючи на це масу часу. Питання потрібно було вирішити, а механізм укладення договорів і погодження необхідних документів – пришвидшити. Таким чином, із середини травня на порталі Open Agribusiness почав функціонувати «Кабінет фермера» – ресурс для електронного документообігу з Кернел. Сьогодні його можливості використовують понад 1200 агровиробників. ЕДО дозволяє проводити операції з власн1им електронним підписом, що скорочує час на ведення документації із 40 годин до 40 хвилин. Підписати, передати, затвердити важливі документи можна з будь-якого куточка світу і при будь-яких польових умовах. Достатньо смартфону й інтернет-з’єднання», – додає Марія Ботвінкіна, керівник ІТ проектів напрямку організаційного розвитку та HR.
Як процес документального оформлення закупівель виглядав раніше? Менеджер із закупівель Кернел усно обговорював умови з товаровиробником, далі починав працювати над підготовкою документів, потім домовлявся про зустріч і їхав підписувати їх. Лише після цієї процедури, яка тривала далеко не один день, оригінали документів потрапляли до офісу компанії.
Читайте також: Кернел запустив партнерську програму для автоперевізників
«З моменту домовленостей до підпису відповідних угод сьогодні проходять лічені хвилини, – підкреслює Максим Винокуров, менеджер проектів Департаменту закупівель зернових та олійних культур. – Час – основна наша конкурентна перевага. Він дорого коштує і не відновлюється, на відміну від інших ресурсів. Тому ми навчилися використовувати його раціонально. Інша перевага – юридична безпека. Ключ від ЕЦП є тільки в керівника підприємства чи довіреної особи. Тому документи підписуються уповноваженими на це особами відповідно до усіх законодавчих норм, із практики – так було не завжди. Третьою перевагою можу назвати єдину базу документів, що функціонує в онлайн-режимі на порталі Open Agribusiness. Цінні документи більше не втрачаються в ланцюжку погоджень, а кожен партнер, зареєструвавшись в «Кабінеті фермера», в будь-який зручний момент може перевірити історію укладання домовленостей та статус фінансових операцій».
У відсотковому співвідношенні вже понад 20% партнерів Кернел систематично укладають онлайн-договори. Максимум зусиль для переведення партнерів на ЕДО докладають усі регіональні підрозділи закупівель компанії. Харківський та Одеський офіси оцифрували вже понад 50% партнерів-агровиробників. Абсолютним лідером у діджиталізації став Кіровоградський підрозділ закупівель – 99% контрагентів користуються тепер ЕДО.
«Всі нововведення завжди спочатку сприймаються з острахом. Завданням нашої команди було показати товаровиробникам, що не така страшна діджиталізація, навпаки, це дуже зручно. Почали працювати з клієнтами, доступно розказувати і вчити. Тільки усвідомивши переваги вони почали переходити на електронний документообіг, щоб користуватися ним сповна. Всі, хто спробував ЕДО, немає тепер жодного бажання повертатися до паперових документів, – коментує Володимир Богаченко, керівник підрозділу закупівель у Кіровоградській області. – Три місяці тому контрагентам доводилося чекати оплату 4 – 6 днів від факту підписання договору, зараз кошти надходять на їхній рахунок через день, максимум – два дні. А для підписання договорів не потрібно їхати в офіс компанії за 100 чи 200 км».
Всі, хто автоматизував договірні процеси з самого початку, можуть оцінити переваги діджиталізованого партнерства з висоти чотирьох місяців. Одним із перших до ЕДО приєдналося приватне підприємство «М-Агро».
«Ми співпрацюємо з Кернел 10 років. Постачаємо компанії соняшник, пшеницю, ячмінь, кукурудзу. Інструменти компанії для аграрного бізнесу дуже зручні та корисні. Постійно заходжу на портал Open Agribusiness, щоб переглянути актуальні ринкові ціни на культури. Електронний документообіг, в першу чергу, став великим плюсом для наших бухгалтерів – і для ведення документації, і для збору оригіналів документів», – розповідає Андрій Кривошеєв, керівник ПП «М-Агро» (Харківська обл.).
Переваги партнерства відзначає і 1000-ний цифровий партнер Кернел – ПП «Текіс».
«На сьогодні Кернел – наш єдиний партнер, з яким працюємо за стандартами ЕДО. Як уповноважена керівником особа, я координую всі процеси на своєму рівні. Увесь процес з підготовки-підписання документів відбувається досить швидко, враховуючи обсяги нашої співпраці. Адже компанія закупляє у нас третину вирощеного урожаю», – зазначає Жанна Джгаркава, головний бухгалтер ПП «Текіс» (Кіровоградська область).
153.jpg
Втім, у Кернел не планують обмежуватися стандартною автоматизацією документообігу. За словами Марії Ботвінкіної, зараз команда працює над додатковими інструментами цифрової співпраці. Серед ключових – можливість підписання через «Кабінет фермера» трьохсторонніх документів, відображення в режимі реального часу лабораторних досліджень якості продукції та запуск електронної черги на відвантаження.
Джерело: agroreview.com
