Производственное предприятие в ходе своей деятельности со временем накапливает огромное количество документов, которые просто необходимо передавать на хранение в архивные учреждения. А в некоторых случаях нужна утилизация архива, который не имеет совершенно никакой ценности.
Создание номенклатуры дел сдаваемых в архив необходимо создавать абсолютно всем, не только предприятиям, но и прочим видам учреждений, какой бы вид собственности они не носили.
Какие виды номенклатур бывают? По правилам, выделяют три вида номенклатур, это:
- типовая, которую необходимо создавать каждому предприятию,
- индивидуальная,
- примерная.
Каждый вид имеет свои особенности заполнения, это, наверное, единственное их отличие.
Чтобы передать документы в архив следует их не просто подготовить, а провести формирование дел. Это своего рода прикрепление бумаг к какому-то определенному делу, исходя из номенклатуры и проведение упорядочивание бумаг внутри него.
Чтобы грамотно составить дело, необходимо соблюсти все требования по его оформлению. Так же имеются некоторые пункты, которые запрещают помещать в одно дело большее количество документов, чем 250. Но ведь всегда сложно предусмотреть количество заводимых документов, поэтому, необходимо все бумаги, превышающие отметку в 250, помещать в следующие дела, но только с указанием номера тома и заголовком дела. К примеру, дело включает в себя только приказы различного назначения, заголовок, ну пусть будет «Приказы», рядом с заголовком указывает номер тома, то есть, «Том 1», «Том 2», «Том 5» и т.д.
Что же еще необходимо сделать для соблюдения нормативов? В дело по правилам необходимо помещать только такую документацию, которая уже исполнена и оформлена в соответствии со всеми имеющимися стандартами.
Запрещено не только содержание папок больше вышеуказанного количества документов, но и: помещать в папку с документами такие бумаги, которые необходимо будет вернуть; черновые виды документов; бумаги, которые не соответствуют заголовкам папки, а так же все дела, которые неправильно оформлены.
Все подготовительные работы по составлению учетного документа, необходимо не просто четко представлять, но знать, как это выполнить, ведь все таки, допускать того, что не правильно комиссия определит срок хранения документа или же неверное составление номенклатур на предприятии может повести за собой огромное множество неурядиц, решить которые будет достаточно сложно. А для того, чтобы не произошло ничего данного рода, то есть никаких проблем с законодательством, то лучше всего обращаться к специалистам, которые прекрасно знают дело по созданию архива и всегда будут рады оказать помощь.
Так же, как и архивные компании проводят такие виды работ, как шредирование документов, компании по переработке макулатуры. В Москве таким предприятием является ООО «Топлайн». Здесь проводят уничтожение тиража, всевозможных архивных документов и дел с составлением всех необходимых бумаг для сопровождения на этот процесс.
